10 dicas para administrar bem sua Clinica !

 

✅Otimizar e priorizar o atendimento

Melhore sempre a facilidade no atendimento, deixando engatilhado, tudo o que puder agilizar para a excelência no atendimento. A maioria dos pacientes detestam burocracia e odeiam esperar...

✅Informações do paciente

Faça o melhor possível para que o cadastro no sistema conste todas as informações necessárias como número de identificação e tipo de plano, endereço de correspondencia e de email, vários telefones (inclusive um de recados), número de Whatsapp e outras informações que habitualmente são necessárias. Seu setor de agendamento vai ficar feliz com isso.

✅Agendamentos

Tradicionalmente o mais comum para agendar uma data e horario para um paciente é o telefone. Mas dependendo do fluxo, deixar o paciente na espera pode deixa-lo irritado, portanto tenha sempre uma boa equipe para que isso não ocorra. Há outros meios como Whatsapp ou agendamento pelo site. Tente facilitar para o paciente evitando o desgaste. É interessante também que o paciente confirme um dia antes da consulta, a sua presença. Tem empresas que fazem esse trabalho enviando SMS.

✅Conecte com o paciente

Conectar é sempre atualizar as redes sociais com informações importantes e é necessário fazer isso com frequência.

Também vale enviar emails com dicas, horários de funcionamento e sempre que incluir uma nova Operadora que começará a atender na Clínica. SMS, Whatsapp também são boas ferramentas para interagir.

✅Respeite os horários agendados

Pacientes não toleram muito que precisam esperar mais do que 15 minutos para serem atendidos e precisam ser informados com antecedência se haverá algum atraso por parte do médico. Para evitar o stress, peça para que chegue 15 minutos antes do horário para os devidos procedimentos de praxe da recepção.

✅ Capacite sua equipe

Treinamentos, reuniões, agendar uma visita de alguém que faz parte da Operadora para esclarecer dúvidas são sempre atitudes motivacionais e elevam o conhecimento.

Faça o possível para que haja interação entre os setores e que informações possam ser compartilhadas sempre. Lembre-se que o foco é o faturamento, portanto tudo tem que caminhar bem.

✅ Tenha tudo anotado e com fácil acesso. Faça planilhas, tabelas com valores do particular, as restrições, o que vai precisar de autorização, os telefones de acesso à Central da Operadora, chats, etc.

Facilite o máximo as ações para evitar correrias e desperdício de tempo.

✅ Não tem como driblar e delegar qualquer pessoa para fazer contatos com a Operadora sobre Credenciamento e outros detalhes.

Assim como também, não se deve contar apenas com redes sociais para fazer o marketing da Clínica. É muito necessário criar um setor Comercial que vai analisar todas as formas de divulgação e promoção. Isso é sério e precisa ser levado com profissionalismo. A Clínica só aumentará sua receita quando tiver agendas cheias e pacientes entrado o tempo todo. 

✅ Potencialize seu faturamento

Faturamento não é um setor, é um processo portanto é necessário ter colaboradores que entendam do assunto e possam  potencializar todas as cobranças com o máximo de perfeição. Se possível evite glosas, mantenha os contratos com fácil acesso para não cobrar errado e não perca prazos de entrega.

✅ Contratos, adendos, comunicados

Mantenha tudo a mão para consultas e atualizações no Sistema sobre valores, alterações e reajustes. Já presenciei faturamentos entregues por vários meses com valores cobrados incorretamente. E é muito difícil reverter isso.

✅ Controle financeiro

Confira os extratos. Veja se houve glosas. Fique de olho para ver se não teve algum atendido que não foi pago.

Tudo tem que ser inspecionado, averiguado e conferido.

Priorize as entregas dos faturamentos, reveja, recurse e cobre as glosas, e mantenha controle das datas de pagamento das faturas. Qualquer descuido poderá comprometer seu financeiro.

Já presenciei um faturamento enviado que levou 2 meses para se descobrir que não havia sido pago. Após algumas ligações, a Operadora informou que não recebeu o faturamento.

Com muita pesquisa, descobrimos que o carteiro que deveria ter entregue o pacote com as guias, havia sofrido um assalto e que levaram todo o malote dele. Tivemos que comprovar todos os atendimentos para conseguir receber...